Plan de conservation et de destruction

Hyundai Rivière-du-Loup (« Nous ») reconnaît l’importance d’encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employés mais aussi de ses clients (actuels et passés), de ses fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités. 

Objectif et Champ d’application

Le présent Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à catégoriser les documents à conserver en fonction de leur finalité ainsi que leur délai de conservation respectif et doter Hyundai Rivière-du-Loup de règles qui lui permettront d’assumer efficacement la gestion de ces documents durant tout leur cycle de vie. 

Le présent Plan s’applique à l’ensemble des documents produits ou reçus par Hyundai Rivière-du-Loup dans l’exercice de ses fonctions ou par toute autre personne à qui nous avons confié le mandat d’agir pour notre compte et ce, peu importe le support utilisé, le tout conformément aux exigences posées par le cadre légal auquel nous sommes assujettis. Le présent Plan s’applique non seulement à tout document, mais aussi aux données qui y sont liées. 

Catégorie des documents

Documents relatifs aux employés, aux clients, aux fournisseurs ; documents relatifs aux affaires courantes du concessionnaire

Conservation des documents

Les documents devant être conservés par Hyundai Rivière-du-Loup seront conservés à interne.

Les règles de conservation décrites au présent Plan s’appliquent également à tous les fournisseurs de services et à toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités détenant des documents nous appartenant. Ces derniers s’y engagent spécifiquement à suivre les règles de conservation.

Les documents peuvent être conservés sous forme imprimée, numérisée ou électronique, en s'assurant du respect des exigences légales et des normes de l'industrie, lorsqu'applicables. De plus, puisqu'il pourrait arriver que certains de ces documents doivent être déposés devant les tribunaux et doivent alors se conformer aux exigences légales afin de pouvoir être admis en preuve, ces documents seront conservés en respectant les exigences du Code civil du Québec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. 

Destruction des documents

Les documents seront conservés jusqu’à l’expiration des délais prévus à l’Annexe du présent Plan. Ces documents pourront ensuite être éliminés des supports informatiques utilisés dans le cadre de l'administration de Hyundai Rivière-du-Loup et, dans le cas des informations sur support papier, déchiquetés selon un processus sécuritaire.

Responsable de l’application et de la mise à jour

René Morin

Date du plan septembre 23